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お役立ち情報 移転マニュアル
オフィス移転について

プランニングから引越までの「オフィス移転のスケジュール」をご紹介します。
また、移転にともなう手続きなどの業務をスケジュールに沿って詳しくご説明していきます。
チェックリストの項目を確認しながら、移転の準備をお進めください。
移転の際にお役にたてられればと思います。

オフィス移転の流れ
プランニング

オフィス移転には現状のオフィスの問題点やランニングコストから移転後のレイアウトにいたるまで、考えなくてはいけない問題がたくさんあります。

オフィスビル選び

良いオフィスビルを選定するにはたくさんの情報収集、確認事項が必要です。

契約

移転候補が選定されると、下記の流れにより契約となります。条件はもちろん、契約書の内容もしっかり確認して行き違いの内容にしてください。

オフィスプランニング

ゆとりある快適なオフィスづくりの為に必要なポイントを確認します。特に移転先ビルの電気容量、空調設備などはレイアウト作成にとって重要な問題です。

移転手続

移転日時が決定したら、移転の手続きに入ります。住所や電話番号が変更することによっての届け出や手配をチェックしていきます。

引越

現ビルと移転先ビルに配慮しながら、スムーズに引っ越しできるよう、計画とスケジュールを確認しながら、行動してください。

各STEPの段階に合わせて以下の詳細説明をご覧ください。
STEP1:プランニング 6ヵ月〜3ヶ月前(移転計画のプランニング)

オフィス移転には現状のオフィスの問題点やランニングコストから移転後のレイアウトにいたるまで、考えなくてはいけな い問題がたくさんあります。 また、次のようなオフィスの運営管理についても事前に考えておく必要があります。

(1)戦略・計画
 ●オフィスコストや生産性の見直し
 ●社員の働きやすさや満足度、改善点
(2)コスト管理
 ●オフィス運営費の把握 移転費用の概算見積
(3)移転計画の立案
 ●移転プロジェクトチームの編成
・オフィスプランニング
・移転スケジュールの立案
・レイアウトの作成
・移転物品、廃棄物品のリスト作成
・新規購入物品リスト作成
・内装・引っ越し業者の選定

□入居ビルの解約予告と原状回復
オフィスの移転には現在入居されているビルへの書面による解約通知(通常6カ月前又は3カ月前)が必要となり、また、契約終了時には、現在入居中のオフィスを原状回復する義務を負うのが通常です。 原状回復とは入居する前の状態に戻すことを言いますが、一般的には壁・天井・床の塗り替えや張り替えや空調のメンテナンス等をテナントが費用負担する場合が多いです。 契約書に記載されている原状回復の範囲がどの程度なのか確認が必要です。

STEP2:オフィス選び 6ヵ月〜3ヶ月前(物件調査と移転先ビルの選定)

良いオフィスビルを選定するにはたくさんの情報収集、確認事項が必要です。次のことを念頭にランニングコストはもちろん、立地条件や設備などをしっかり確認してください。

(1)物件調査
 ●物件情報収集と候補物件の内覧・下見
 ●電話番号の変更の有無
 ●移転予定地区の商号チェック
(2)移転先ビルの選定
 ●賃貸条件の交渉と申込、オーナー審査・決定
 ●契約内容の確認

■オフィスビル選びの確認事項
□立地条件
書面だけでなく、実際に最寄りの駅から歩いて周辺を確認することが大切です。取引先までの距離や通勤時間、また、銀行・郵便局や食事などで業務上の支障や社員の不便がないか周囲の環境を確認してください。

□使用環境
簡単なレイアウトを考えながら、実際の使い勝手をチェックしてください。 給湯室やトイレなどは実際に使用される社員の方の意見を考慮していただくことも必要です。

□実質有効面積
契約面積には、廊下やトイレなどの共用部分の負担を含むグロス契約と専有面積のみのネット契約があります。実際にオフィスとして使用できる有効面積はどれくらいかを確認してください。図面だけでなく、実際に現場で使い勝手をシミュレーションしてみることが大切です。

□天井高
オフィスの機能性や、レイアウト、社員の快適な環境を考えるなら、天井高は2.6m以上が理想です。 最近の大型ビルでは2.7mから2.8mというゆとりある天井高が設計されています。

□セキュリティ
セキュリティシステムは万全ですか。最近では警備会社の機械による24時間対応のセキュリティシステムを採用しているビルが多くみられます。 その他の管理体制もしっかりしているかどうかが優れたオフィスビル選びの基本条件です

□ビルの使用時間制限
休日出勤や早朝出勤、残業などを想定して、ビルの出入り可能時間なども確認してください。 機械警備対応のビルはセキュリティを解除して、24時間・365日使用できるのが主流です。

□OA機器への対応
現在のビルは電話配線やOA機器の配線がむき出しになっていませんか。OAフロア対応のビルなら、それらの配線を床下にきれいに収納でき、電話やOA機器の置き場所に苦労しなくて済みます。 また、電話やOA機器を多数使用する場合は、電気容量や電話回線が不足しないかを確認してください。 光ケーブルや特別な専用回線、店舗使用などで特別な設備を使用する場合も同様に確認してください。

□耐震基準
建物を建築する際は建築基準法、建築基準法施行例、建設省告示などの法律によって定められています。 地震に対しても同様にこれらの法律などによって定められ、それらをまとめて「耐震基準」と呼んでいます。 一般的に「新耐震基準」と呼ばれるものは、1981年に施行された法律で、そのなかで地震による建物の倒壊を防ぐというだけでなく、「建物を使う人の安全を確保する」という厳しい基準が設けられています。 1981年以前に竣工されたビルでも、耐震補強工事を行い新耐震基準に適合する建物もあります。 竣工年数では新耐震基準か旧耐震基準かが区別しずらいので、しっかり確認してください。

□空調システム
空調には貸室毎でコントロールできる「個別空調」とビル全体、もしくはフロア全体でコントロールできる 「集中空調」があります。「個別空調」であれば時間帯にかかわらず自由に小さなスペースで使用でき料金も 使用分を毎月の電気料と合わせての請求になります。「集中空調」の場合、空調料金が共益費に含まれることが多く、ランニングコストは削減可能のビルが多いですが、時間制限による自由度の無さや残業などによる空調延長料を徴収されるのが大半です。 空調費用もシステムによって変わってくるため、事前に確認することが必要です。

□駐車場
通勤用の車や社用車、また来客用の駐車スペースを確保する必要があります。 オフィスビル内にあれば便利ですが、多数必要とする場合は近隣にも駐車スペースを確保できるか確認が必要です。利用時間や車種の制限、駐車台数などについても確認してください。

□共益費
共益費に含まれる金額を確認してください。 ビル管理に関する費用の他に、冷暖房などの空調費、共用部分の光熱費などが含まれているかどうかも確認してください。また、電気・ガス・水道などの光熱費、町内会費、貸室内の清掃費、時間外空調費、ごみ処理費など、共益費以外の費用負担の有無を確認してください。

□保証金・敷金の扱い
保証金・敷金は解約明け渡しの後いつ返還されるのか。また、償却(敷引き)がある場合、その割合などを確認してください。一般的には退去後の原状回復工事確認後、1ヵ月〜3ヶ月後以内に返還されます。

□他の入居テナント
移転候補ビルの他の入居しているテナントもあらかじめ確認しておくと良いです。 テナントの質や内容でビルのグレードが評価されることがあります。 特に1階に店舗などが入居している場合はチェックしてください。

□借室申込書の提出
移転候補物件の絞り込みができると、次は候補物件ビルオーナーに対して「借室申込書」を添付提出します。 提出書類としては会社概要などですが、場合によっては会社謄本、決算報告書、経歴書などをお願いされる場合もあります。一般的に法人の場合は代表者が連帯保証人に、個人の場合は第3者を連帯保証人にあてます。通常オーナーは独自の審査を経て、1週間前後で返答します。しかし、業種や内容、他テナントの競合などの事情により、不承諾となる場合もあります。移転計画を効率良く進めるためには、あらかじめ予備の候補を選んでおくことも必要です。

STEP3:契約 6ヵ月〜3ヶ月前(貸室賃貸借契約)

移転候補が選定されると、下記の流れにより契約となります。条件はもちろん、契約書の内容もしっかり 確認して行き違いの内容にしてください。

(1)借室申込書の提出
 ●会社概要などを添付し提出、オーナー審査
 ●賃貸条件の交渉
 ●契約日と入居日、賃料発生日(フリーレントの有無)
(2)稟議・社内決定
 ●オーナーの返答による条件の稟議
(3)貸室賃貸借契約書の締結
 ●契約書への調印と保証金・敷金の入金
 ●契約時必要書類の提出・契約書交付
 ●保証金・敷金の預かり書の交付

■契約時確認事項
□契約面積
契約書に記載される契約面積は、それが専用面積のみの「ネット契約」と専用面積+共用面積の一部が含まれる「グロス契約」の場合とがあります。 ネット契約=実際に借主がオフィスとして専用で使えるスペースの契約のこと。 グロス契約=エレベーターホール・廊下・トイレ・給湯室など、共用で使用する付帯スペースも含む契約のこと。

□保証金・敷金
保証金・敷金は賃料の支払い債務、その他の債務の担保として無利息で貸主が預かるものです。

□保証金・敷金の増減分
保証金・敷金は月額賃料の何カ月分という計算になっている場合が多く、そのような場合賃料の値上げまたは値下げの時にその差額分だけ保証金・敷金が増減されることがあります。

□保証金・敷金の返還時期
賃貸借契約が終了により退去し、原状回復工事終了確認後に借り主に返還されます。 返還時期についてはご確認ください。

□保証金・敷金の返還額
賃貸借契約終了による明け渡しまでに借り主に賃料の不払い、あるいはその他の債務がなければ、預託金は通常、無利息にて返還されます。差し引かれる金額は、償却がある場合はその金額と消費税、原状回復費用、光熱費等があり、それらを差し引いた金額が借り主に返還されます。

□契約期間と賃料起算日
契約期間とは賃貸借契約の契約開始日と契約終了日の期間の事を言います。一般的に2年間〜3年間の期間を定めます。契約期間満了3ヶ月〜6ヵ月前での書面での意思表示がない場合、さらに2年間〜3年間自動的に継続されます。 賃料起算日とは賃料の発生する日のことです。賃料と共益費ではフリーレント(後記載)などで起算日が違うパターンもあります。お確かめください。

□フリーレント
新規で借りた場合の賃料サービス期間のことです。移転前ビルの解約期間による賃料の二重払い解消や、移転準備期間に充てることで移転をスムーズに行って頂こうとする貸主の配慮期間です。一般的に共益費は免除されません。また、即時解約が出来ないように当初契約期間内の解約はフリーレント分が違約金として設けられ、その期間分の家賃を支払うことになるケースが多いよこうです。

□改定時期 更新料
契約期間満了時に賃料などの改定が行われることがあります。一般的には貸主、借主の協議の上改定されます。また、更新時に更新料が必要なのかどうか、確認しておくことが必要です。

□共益費
共益費とは、ビルの共用部分の保守・防犯管理のための費用です。エレベーター、空調機器、セキュリティ、給排水設備などの保守整備費、また、共用部分の電気・ガス・水道料や清掃費などオフィスビルの管理に必要な費用のことです。ビルの空調システムによっては貸室内の冷暖房費などが含まれている場合もあります。 共益費に含むものと含まないで別に係る費用を十分確認しでください。

□連帯保証人
法人契約、個人契約に関係なく、契約時には連帯保証人を立てていただく場合があります。  連帯保証人が必要となる契約で、法人契約の場合はその法人の代表者が、個人契約の場合は第三者を立てていただく必要があります。連帯保証人は契約に基づく借主の負担する一切の債務履行に関し、借主と連帯して、  貸主に対してその責めに任ずるものとします。

□解約予告
解約は契約期間終了による場合と、契約期間内の中途解約があります。通常6カ月前(あるいは3カ月前) までに解約予告する旨が契約書に記載されています。契約期間内の中途解約の場合、予告期間までの賃料を支払わなければなりません。その場合、賃料だけでよいのか、共益費を含むのかを確認してください。

□建物賃貸借の種類
通常の契約は普通型建物賃貸借契約といい、契約期間は2年か3年が多いようです。 また、借地借家法が改正され、2000年3月から従来の普通型建物賃貸借契約に加え、定期借家契約という制度が施行されました。普通型建物賃貸借契約は、期間の定めは契約終了ではなく、更新を前提としたものでした。定期借家契約のちがうところは、契約の更新がないこと、契約期間の満了により賃貸借契約が確定的に終了し、引き渡しをしなければならないことです。引き続き借りたい時は、貸主と再契約をすることになります。契約の時は、普通型建物賃貸借契約か定期借家契約かを十分確認することが必です。

STEP4:オフィスプランニング 6ヵ月〜3ヶ月前(レイアウトと移転スケジュール)

ゆとりある快適なオフィスづくりの為に必要なポイントを確認します。特に移転先ビルの電気容量、空調設備などはレイアウト作成にとって重要な問題です。契約締結前に確認してください。

(1)移転先ビルの設備の確認と打ち合わせ
 ●入居に伴う設備工事・内装工事の事前確認
(2)各業者の決定と打ち合わせ
 ●内装業者、電話FAXなどの通信会社、OA機器会社、リース会社
(3)各業者との見積もりに基づいての打ち合わせと決定
(4)レイアウト図・その他設計
(5)移転スケジュールの打ち合わせと決定

■快適なオフィスづくりのポイント
□オフィスプランニングを始める前に
オフィス移転はオフィス環境の問題点を解決できる絶好の機会です。より快適なオフィスづくりを実現するために、現状の問題点や満足度、OA機器の使用状況などを調査して、オフィス移転に備えてください。

□社員1人当たりのワークスペース
ワークスペースとはオフィス全体の面積から共同使用するスペース(受付、会議室、応接室、書庫、休憩室、倉庫など)を含む面積で、一般事務業務における1人当たりのワークスペースは最低3坪(10㎡)以上確保したいものです。例えば社員20人の会社なら60坪前後のオフィススペースという具合です。保管物や保管書類、OA機器などを多数使用する場合は、これ以上のワークスペースが必要になりますし、将来の社員増員なども考慮して試算する必要があります。

□適切な空調
オフィスの快適性を保つ温度の目安は、冬期22℃(湿度40%) 夏期26℃、(湿度50%)とされています。 間仕切り計画がある場合は空調を妨げないように注意し、消防法上で定められた条項に違反しないかどうか必ず確認してください。個別空調であれば、各エリア毎にエアコン設定ができるようにレイアウト計画を考慮すると良いでしょう。また、OA機器などの発熱量を考慮した適切なレイアウト計画や空調計画も大切です。

□収納性
書類や資料などは、業務を続けていけば続けるほど、日々増加していくものです。書庫、倉庫、資料室などで天井近くや壁面など、余剰空間を有効に活用してください。

□将来性
社員の増員などの組織変更や業務拡張、それに伴うオフィス家具やOA機器設備の変化など、オフィスの成長も想定してください。そのためにも配置替えや組み替え、配線処理などの変化に十分に対応できるオフィス家具や間仕切り計画を練るのが大切です。

□リフレッシュエリアと喫煙
業務のOA化が進むほど、社員にとってのリフレッシュが必要になってきています。 一般事務のオフィス内か、近くにリフレッシュのための空間が確保されていることが望ましいです。 また、喫煙に関しても2003年5月に「健康増進法」が施行され、これにより通常たばこを吸わない人が他人のたばこの煙を吸わされる「受動喫煙」について、「不特定多数の人が集まる施設の管理者に受動喫煙を防止するために必要な措置を講ずるよう務めなければならない」と規定されました。ただ現時点で罰則はなく、努力義務にとどまっていますが、社員の健康を考え、オフィス内「分煙」もしくは「全面禁煙」を実施する企業も多く、ビルとしても、リフレッシュコーナーや喫煙スペースをあらかじめ確保し、設備面でのアピールをしているところもあります。

STEP5:移転手続き 2ヶ月前(届け出と手続き)

移転日時が決定したら、移転の手続きに入ります。住所や電話番号が変更することによっての届け出や手配をチェックしていきます。

(1)移転挨拶状の作成・配布
 ●送付先リストの作成
 ●社内印刷物の作成
(2)取引業者への連絡
(3)関係官庁への届け出
 ●法務局、都道府県税事務所、社会保険事務所、労働基準監督署、社会保険事務所、郵便局

■届け出内容と手続き
□法務局への届け出(移転後2週間以内に)
移転前の担当部署で手続きをします。移転のケースや移転先によって転出書類が異なるケースがあるので注意が必要です。 手続きは約1週間前後で終了します。特に本社移転の場合は「類似商号」や「定款の変更」も必要になります。

□税務署への届け出
移転登記を済ませてから「登記簿謄本あるいは抄本」を添えて「納税地移転」の届出書を新・旧税務署へ遅滞なく提出します。その他「給与支払い事務移転の届け出 (新・旧1カ月以内)などが必要です。

□地方税事務所への届け出
地方税事務所へは「登記簿謄本」を添付して「事業開始等申告書」などを提出します。これらの書類は現在地と転出先の各地方税事務所へ提出します。

□電話の移転手続き
契約者名と移転先の住所が確認できる書類(登記簿謄本あるいは抄本)を用意し、現在地と転出先の各電話局などで手続きをします。電話の移転手続きは工事予定日の1カ月前までに受け付けしてください。

□電話移転工事の費用の打ち合わせ
使用する電話機の種類や回線の長さによって工事費が異なります。事前に通信会社へお問い合わせください。移転を機に通信費やシステムについて通信会社にアドバイスを受けてみてください。また、移転により電話番号の変更が生じ新番号を取得する必要があるのかや、電話の移転案内サービスも必要なら確認し申込してください。

□配線や設置場所についての打ち合わせ
ビジネスホンやファクスなどのOA機器の設置場所を事前に通信会社と打ち合わせする必要があります。 レイアウトを基にオフィス家具設置の前に工事が必要です。

□NTT以外の電話に加入している場合
N T T以外の電話会社と契約している場合も、NTT 同様事前の連絡が必要です。

□移転案内状と名刺
ビル住所には「地番」と「住居表示」があります。一般的に郵送物や名刺の住所は住居表示を記載します。 印刷の発注前に地番と混同していないか、正しい住居表示を確認してください。 宛て名書きは担当者の直筆が良い場合もあるので、早めに宛て名書き作業の手配をしておきます。発送は遅くとも移転日の4〜5日前までに先方に届くのが望ましいです。移転前までに新しい名刺が刷り上がっているように移転案内状と並行して手配してください。

□印刷物
表示変更が必要な主な代表例として、名刺、会社案内、社員証、封筒類、商品カタログやパンフレット、領収書などの伝票類、梱包用段ボール、営業車の表示、看板、各種ゴム印などがあります。それらが一部差し替えで済むのか、新規制作が必要なのかをチェックします。印刷会社や作成会社と打ち合わせ、移転前に完成してください。

□損害保険の加入
盗難や火災、天災など、様々な危険からオフィスを守るため、損害保険に加入しておくと良いようです。損害保険には火災・盗難・水ぬれ・物体の落下などによる破損や、人的被害をもカバーするものなど、その種類によってさまざまな対象範囲がありますので、最適なものを上手に選択します。また、建物被害を補償する「借家賠償特約」はオーナーによっては必須項目に指定されるケースもあります。

□その他の手配・手続き
その他に考慮しなければならないのが、リース機器会社への手配、新聞配達変更の手続き、郵便局への移転届と転送手続き、社員の通勤定期券変更手続き、近隣駐車場の契約解除などがあります。

STEP6:引っ越し 2ヶ月前(引っ越しと退去・入居)

いよいよ引っ越しです。現ビルと移転先ビルに配慮しながら、スムーズに引っ越しできるよう、計画とスケジュールを確認しながら、行動してください。

(1)打ち合わせ・見積もり・業者下見
 ●エレベーターの大きさや重量制限の確認
 ●搬入経路やトラックの駐車場所の確認
 ●搬出・搬入時間帯の確認
(2)レイアウト図通りに配置できるかの確認
(3)事前工事
 ●レイアウトによる事前配線工事
 ●受付、間仕切り等の事前工事
(4)梱包、養生、搬出
(5)原状回復工事の開始
 ●鍵の返却と保証金・敷金の返還

■引っ越し・確認
□移転日時
移転日時は他のテナントの出勤時間や昼休憩、退出時間と重なったりしないように、あらかじめ現ビルオーナーと移転先オーナーに相談してください。特に、他のテナントの移転との重なりに注意してください。 事前工事や引っ越しの日時を入居テナントにお知らせすることも必要です。

□現・新ビルの養生
荷物の搬出入で気をつけたいのが傷をつけたり、破損してしまうことです。大切な家具や機器はもちろん、  エレベーターや供用部、エントランスも最新の注意が必要です。引っ越し業者に新・旧ビルのしっかりした 養生をお願いしましょう。

□荷物の搬出入後
新・旧オフィスビルの養生を撤去した後、エントランスやエレベーター等に損傷がないか確認してください。  また、旧オフィスに残置物がないかも確認してください。

□新・旧入居ビルおよびテナントへの挨拶
事前工事や引っ越しは他のテナントへご迷惑をかけることがあります。事前に一言挨拶することをお勧めいたします。新旧ビルのエントランスなどに作業内容や日時をお知らせすることも必要になります。特に事前工事では音が出る工事もありますので、最低上下、両隣のテナントにはご報告してください。

□旧ビルの原状回復と契約消滅
退去後に原状回復工事を行いオーナーに返還します。工事仕様はビル指定の仕様に回復しての返還となり、期日は賃貸借契約継続期間中の返還となります。原状回復工事が終了すると鍵を返却し、保証金・敷金の返還を受けて旧ビル契約の消滅となります。